Обращение по вопросу признания электронных актов выполненных работ (оказанных услуг), подписанных с использованием международной электронной платформы

Просим предоставить разъяснение по вопросу применения электронных документов, подписываемых между юридическим лицом – резидентом Республики Казахстан и иностранными юридическими лицами – нерезидентами, с использованием международной системы электронного подписания документов, в частности DocuSign.

Наша компания является юридическим лицом – резидентом Республики Казахстан и регулярно получает различные услуги от иностранных поставщиков (нерезидентов), в том числе транспортно-экспедиторские, логистические, консультационные и иные услуги.

В настоящее время рассматривается возможность перехода от обмена бумажными актами выполненных работ (оказанных услуг) с иностранными поставщиками к электронному документообороту с использованием международной платформы DocuSign. 

Предполагаемый процесс выглядит следующим образом:

• Иностранный поставщик формирует электронный акт выполненных работ (оказанных услуг).

• Документ направляется на подписание уполномоченному представителю иностранного поставщика.

• Иностранный поставщик подписывает документ посредством электронной подписи в системе DocuSign.

• Документ направляется на подписание уполномоченному представителю нашей компании.

• Представитель нашей компании подписывает документ электронной подписью.

После завершения процедуры DocuSign формирует подписанный электронный документ, а также Certificate of Completion / Audit Trail, содержащий информацию о процессе подписания, включая сведения о подписантах, дате и времени совершения действий и другие технические данные.

Электронный оригинал документа, Certificate of Completion и Audit Trail сохраняются в электронной системе компании.

В связи с изложенным просим предоставить разъяснения по следующим вопросам.

1. Признание электронного акта первичным документом

Может ли электронный акт выполненных работ (оказанных услуг), оформленный между юридическим лицом – резидентом Республики Казахстан и иностранным юридическим лицом – нерезидентом, и подписанный сторонами в международной системе электронного документооборота (например, DocuSign), признаваться первичным учетным документом, подтверждающим факт оказания услуг и понесенные расходы?

2. Использование иностранной электронной подписи

В случае если иностранный поставщик подписывает электронный акт посредством стандартной электронной подписи, предоставляемой системой DocuSign, необходимо ли, чтобы такая подпись соответствовала требованиям, предъявляемым законодательством Республики Казахстан к электронной цифровой подписи иностранного удостоверяющего центра?

В частности, просим разъяснить применение соответствующих положений Цифрового кодекса Республики Казахстан, регулирующих признание электронных документов и иностранных электронных цифровых подписей.

3. Признание простой/стандартной электронной подписи

Допускается ли для подписания актов между казахстанским юридическим лицом и иностранным юридическим лицом использование простой электронной подписи / стандартной электронной подписи, основанной на идентификации подписанта посредством электронной платформы (например, DocuSign), при условии, что стороны:

• заранее заключили письменное соглашение о применении электронной формы документов и электронной подписи;

• согласовали конкретную электронную платформу;

• письменно признали юридическую силу документов, подписанных посредством такой системы;

• обеспечили возможность идентификации подписанта;

• сохраняют полный audit trail и подтверждение завершения процедуры подписания.

4. Подтверждение расходов для целей налогового учета

В случае положительного ответа на вопросы выше просим подтвердить, может ли такой электронный акт использоваться в качестве документального подтверждения расходов юридического лица – резидента Республики Казахстан для целей исчисления корпоративного подоходного налога, при условии, что:

• услуга фактически оказана;

• имеется договор с нерезидентом;

• имеется счет/инвойс;

• имеется электронный акт, подписанный сторонами;

• имеется Certificate of Completion / Audit Trail;

• имеется документальное подтверждение оплаты;

• электронные документы хранятся в неизменном виде и могут быть предоставлены налоговому органу по его требованию.

5. Необходимость дополнительного бумажного документа

В случае признания указанного электронного акта первичным документом просим подтвердить, требуется ли дополнительно оформлять и хранить бумажный экземпляр акта с собственноручными подписями сторон

6. Требования к содержанию электронного акта

Просим также уточнить, какие обязательные реквизиты должен содержать электронный акт выполненных работ (оказанных услуг), предоставляемый иностранным поставщиком, для признания его первичным документом и документом, подтверждающим расходы для целей налогового учета в Республике Казахстан.

В частности, допускается ли использование формы акта иностранного поставщика при условии наличия в документе всех обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности?

7. Электронные доказательства и Audit Trail

Просим подтвердить, может ли Certificate of Completion / Audit Trail, сформированный международной системой электронного подписания документов, использоваться в качестве дополнительного доказательства:

• личности подписанта;

• даты и времени подписания;

• факта волеизъявления сторон;

• последовательности подписания;

• неизменности подписанного электронного документа.

8. Практический пример

Для наглядности просим рассмотреть следующий пример:

Казахстанское юридическое лицо получает транспортно-экспедиторские услуги от иностранного юридического лица.

Иностранный поставщик формирует акт оказанных услуг в формате PDF и направляет его через DocuSign.

Иностранный поставщик подписывает документ посредством стандартной электронной подписи DocuSign. После этого документ подписывается уполномоченным представителем казахстанского юридического лица.

DocuSign формирует:

• подписанный электронный акт;

• Certificate of Completion;

• Audit Trail.

Все указанные документы хранятся в электронной форме у казахстанского юридического лица.

Просим подтвердить, будет ли такой комплект документов достаточным для документального подтверждения расходов казахстанского юридического лица при проведении налоговой проверки, при условии фактического оказания услуг и соблюдения иных требований налогового законодательства.

Будем признательны за предоставление разъяснения со ссылками на конкретные нормы действующего законодательства Республики Казахстан, включая положения Налогового кодекса Республики Казахстан, Цифрового кодекса Республики Казахстан и законодательства о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.